close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej
  • APOSTILLE I LEGALIZACJA DOKUMENTU URZĘDOWEGO

  • Informacja ogólna

    Legalizacja (uwierzytelnienie) dokumentu służy nadaniu dokumentowi urzędowemu wydanemu w danym państwie cech pozwalających na jego uznanie w państwie trzecim. Legalizacji dokonuje się jeżeli dokument urzędowy sporządzony w danym państwie ma zostać wprowadzony do obrotu prawnego na terytorium innego państwa.

    W przypadku Państw-Stron Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938), uwierzytelnienia dokonuje się w wyznaczonym urzędzie państwa, z którego pochodzi dokument, poprzez opatrzenie dokumentu klauzulą, zwaną również pieczęcią, apostille.

    Aktualny wykaz państw będących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku dostępny jest pod adresem: www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table

    Wykaz urzędów upoważnionych do wystawiania apostille dostępny jest pod adresem: www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1

    W przypadku państw niebędących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku, legalizacja następuje w urzędzie konsularnym państwa, na którego terytorium ma zostać użyty dany dokument urzędowy, akredytowanego na terytorium państwa, z którego dokument pochodzi. W Polsce polskie dokumenty urzędowe na potrzeby ich uznania w innych państwach legalizuje i wydaje apostille Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Al. J. Ch. Szucha 21, Warszawa).

     

    Apostille w obrocie prawnym Stany Zjednoczone - Polska

    Zarówno Stany Zjednoczone jaki i Polska przystąpiły do Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. Konwencja wprowadza jednolite zaświadczenie zwane „Apostille", które dołączane jest do dokumentu. Tak poświadczony dokument może być bezpośrednio przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom w Polsce. Za dokumenty urzędowe uważa się następujące dokumenty:

    - dokumenty sądowe (np. orzeczenia sądów lub odpisy orzeczeń sądowych, postanowienia prokuratora, pisma sekretarza sądowego, etc.);

    - dokumenty administracyjne (np. akty stanu cywilnego, świadectwa szkolne, etc.);

    - akty notarialne;

    - zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych.

    Postanowienia Konwencji nie mają zastosowania do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych i urzędników konsularnych oraz dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

     

    W Stanach Zjednoczonych możliwe jest uzyskanie poświadczenia w postaci „Apostille" na trzech różnych poziomach, w zależności od tego jakie organy sporządziły lub potwierdziły określony dokument.

    Właściwymi w tym zakresie urzędami są:

    1. Dokumenty sporządzone przez organy federalne - United States Department of States Authentication Office, 518 23rd Street, N.W., Washington D.C. 20520, tel. (202) 647-5002,

    2. Dokumenty sporządzone przez sądy - Sekretarz lub Zastępca Sekretarza Sądów Federalnych;

    3. Dokumenty sporządzone przez władze stanowe lub władze innych terytoriów Stanów Zjednoczonych (wraz z dokumentami wykonanymi przed notariuszem publicznym) - najczęściej Sekretarze Stanu lub Zastępcy Sekretarzy Stanu w poszczególnych stanach.

    Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać na stronie internetowej:

    - U.S. Department of State, Bureau of Consular Affaires https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/notarial-and-authentication-apostille.html

    - The Hague Conference on Private International Law https://www.hcch.net/en/states/authorities/details3/?aid=353

     

    W przypadku niektórych dokumentów np. oświadczenia woli, pełnomocnictwa (z wyjątkiem pełnomocnictw do przeniesienia własności nieruchomości lub innych czynności prawnych wymagających formy aktu notarialnego), upoważnienia, zachowana zostaje możliwość poświadczenia własnoręczności podpisu bezpośrednio w polskim urzędzie konsularnym. Czynność ta wymaga jednak osobistego stawiennictwa w urzędzie. 

    Opłata konsularna za potwierdzenie własnoręczności zgodnie z tabelą opłat konsularnych. Dopuszczalna forma płatności to gotówka w urzędzie lub  money order płatny na „Embassy of Poland".

     

     

     

    Podstawa prawna:

    • Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938);
    • Konwencja nr 16 sporządzonej w Wiedniu 8 września 1976 roku dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. poz. 1735);
    • Konwencja nr 17 sporządzonej w Atenach 15 września 1977 roku dotyczącej zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2003 r. poz. 1446);
    • Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne (Dz. U. z 2015 r. poz. 1274, z późn. zm.);
    • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1822, z późn. zm.).

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: