close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej

     

  • STRONA GŁÓWNA

  • 12 września 2014

    KG RP w Kolonii informuje o zasadach współpracy projektowej przy realizacji przez placówkę projektów polonijnych we współpracy z parterami polonijnymi w 2015 r. Informujemy, że termin składania ofert projektowych na I. półrocze 2015 r. upływa 5 października br.

    Kolonia, wrzesień 2014

    Informacja nt. zasad współpracy projektowej z KG RP w Kolonii w 2015 r.

     

               Szanowni Państwo,

     

    w związku z pojawiającymi się licznymi pytaniami i wątpliwościami związanymi z zasadami ubiegania się przez podmioty polonijne i inne instytucje o dofinansowanie projektów polonijnych, Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Kolonii prezentuje poniżej streszczenie najważniejszych wytycznych Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą Ministerstwa Spraw Zagranicznych (DWPPG MSZ) dla placówek zagranicznych w odniesieniu do współpracy placówek z partnerami zewnętrznymi. Streszczenie zawiera zbiór najważniejszych zasad związanych z  trybem podziału i wykorzystywania środków z budżetu Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP, przeznaczanych na finansowanie przez placówki zagraniczne podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych zadań z zakresu współpracy z Polonią i Polakami za granicą. Wyróżnienia w tekście pochodzą od KG RP w Kolonii.

     

    Uprzejmie proszę o bardzo uważną lekturę poniższego materiału przed wystąpieniem do placówki z ofertą współpracy projektowej.

     

    Oferty proszę przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: anita.mikolajczak@msz.gov.pl, w nieprzekraczalnym terminie do 5 października br. Wnioski w wersji papierowej oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

     

    Uprzejmie proszę o bardzo rzetelne i kompletne wypełnienie formularza oferty projektowej oraz informacji nt. Państwa danych kontaktowych.

     

    Przy wypełnianiu oferty proszę używać polskiej czcionki oraz nie przesyłać żadnych dodatkowych załączników dot. opisu projektu. Szczegółowy kosztorys powinien być zarówno dołączony (z zaznaczeniem pozycji, które miałyby być sfinansowane ze środków przyznanych przez DWPPG MSZ), jak i uzupełniony w treści formularza.

     

    Niekompletne oferty zawierające istotne braki i błędy lub przesłane na innym niż załączony formularzu nie będą rozpatrywane, a w wypadku niewielkich uchybień zostaną zwrócone celem uzupełnienia.

     

    W przypadku składania przez Państwa więcej niż jednej oferty projektowej, prosimy o zhierarchizowanie ofert od najbardziej do najmniej istotnej.

     

    Informujemy również, że warunkiem podpisania umowy na realizację projektu jest wyrażenie przez wnioskodawcę zgody na publikację na stronach internetowych placówki informacji o wysokości przyznanych przez DWPPG MSZ środków na konkretny projekt, oraz iż podwykonawcami umowy nie mogą być osoby ani podmioty powiązane z członkami władz wnioskodawcy (w wypadku zarejestrowanych organizacji) ani z samym wnioskodawcą (w wypadku osób fizycznych). 

     

    Nie istnieje możliwość prefinansowania projektów. Przyznane przez DWPPG MSZ środki wypłacane są na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez wnioskodawcę na placówkę (KG RP w Kolonii) lub - jeśli przewidziano to w umowie - noty księgowej z załaczonymi rachunkami, dokumentującymi wydatki poniesione przez wnioskodawcę. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, możliwy jest etapowy odbiór przedmiotu umowy, a co za tym idzie etapowe finansowanie projektu.

     

    Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku, co wziąwszy pod uwagę okres świąteczno-noworoczny wymusza zakończenie rozliczeń finansowych z wnioskodawcą najpóźniej do 12 grudnia.

     

    Prosimy o przestrzeganie terminów realizacji projektów. W przypadku przesunięcia terminu realizacji projektu lub niemożności realizacji projektu, prosimy o niezwłoczne pisemne (mailowe) powiadomienie.

     

    W przypadku ewentualnych pytań lub wątpliwości prosimy o konkakt z panią Anitą Mikołajczak, tel.: +49 221 93 730 218, e-mail: anita.mikolajczak@msz.gov.pl.

     

    Z poważaniem,

    Andrzej Dudziński
    Kierownik Referatu ds. współpracy z Polonią

     

     

    Streszczenie najważniejszych wytycznych Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą

    Ministerstwa Spraw Zagranicznych (DWPPG MSZ) dla placówek zagranicznych w odniesieniu do

    współpracy placówek z partnerami zewnętrznymi

     

     

    I. Wyjaśnienia wstępne

     

    1. Wytyczne określają tryb podziału i wykorzystywania środków z budżetu Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP, przeznaczanych na finansowanie przez placówki zagraniczne podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych zadań z zakresu współpracy z Polonią i Polakami za granicą.

    2. Placówki dyplomatyczno-konsularne planują i realizują zadania w oparciu o roczny Plan współpracy z Polonią i Polakami za granicą.

    3. Zadania mogą być wykonywane bezpośrednio i w całości przez placówkę dyplomatyczno-konsularną, mogą też być realizowane we współpracy z podmiotem kraju urzędowania.

    4. W poszczególnych latach budżetowych mogą zostać wyznaczone obszary tematyczne, zawężone lub nie geograficznie, zastrzeżone tylko do finansowania z rezerwy celowej, w ramach otwartego konkursu przeznaczonego dla krajowych podmiotów pozarządowych. W ramach tych obszarów placówki nie wykonują własnych zadań, wyłączając przypadki ujawnienia nowych potrzeb w trakcie roku budżetowego.

    5. Kierownicy placówek zagranicznych, jako dysponenci budżetu III stopnia, nie są uprawnieni do udzielania dotacji. (UWAGA KG RP w Kolonii: W praktyce oznacza to, że nie istnieje możliwość prefinansowania projektów. Środki wydane przez partnera są refundowane w oparciu o zawartą przez konsulat umowę z partnerem i przedłożone przez partnera dokumenty księgowe dokumentujące poniesione wydatki związane z realizacją projektu).

    6. Wszystkie zadania z wyjątkiem działań doraźnych zgłaszane są w formie wniosków projektowych.

    7. Podwykonawcami umowy nie mogą być pracownicy placówki, pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych, ani członkowie ich rodzin, jak również osoby i podmioty powiązane rodzinnie lub służbowo z członkami władz wykonawcy.

     

    II. Stosowane pojęcia

     

    1. PARTNER – osoba fizyczna lub prawnie funkcjonujący podmiot współpracujący z placówką, biorący aktywny udział w przygotowaniu koncepcji oraz/lub w realizacji projektu np. organizacja polonijna, muzeum, uczelnia;

    2.PODWYKONAWCA – podmiot, który odpłatnie wykonuje określoną dostawę lub usługę zleconą przez placówkę lub partnera;

    3.PROJEKTODAWCA/WNIOSKODAWCA – placówka, tj. ambasada lub konsulat, która zgłasza wniosek projektowy o przyznanie środków z funduszy polonijnych;

    4.WNIOSEK PROJEKTOWY – oferta złożona przez placówkę w postaci formularza projektowego;

     

    III. Zakres przedmiotowy projektów

     

    Projekty polonijne finansowane są w ramach czterech omówionych niżej funduszy polonijnych:

     

    1. Środki z funduszu polonijnego Szkolnictwo polskie za granicą (rozdział 80135) przeznaczane są przede wszystkim na organizację zajęć języka polskiego i w języku polskim dla Polonii i Polaków za granicą, poza Szkolnymi Punktami Konsultacyjnymi finansowanymi przez MEN/ORPEG. Wsparcie obejmuje w szczególności wynajem sal lekcyjnych, sfinansowanie kosztów dojazdu dzieci do szkół czy zatrudnienie nauczycieli. Środki przeznacza się także na zakup materiałów niezbędnych do nauki, tj. zakup materiałów dydaktycznych, pomocy naukowych i książek czy zakup wyposażenia sal lekcyjnych. W ramach funduszu dofinansowuje się również konferencje oświatowe, warsztaty edukacyjne dla nauczycieli, a także organizuje zajęcia dodatkowe, imprezy i konkursy dla dzieci i młodzieży, jak olimpiady, dyktanda, zawody sportowe, uroczystości rozpoczęcia i zakończenie roku szkolnego, wycieczki edukacyjne.

    2. Środki z funduszu polonijnego Pozostała działalność (rozdział 92195 – zwyczajowa nazwa funduszu: Kultura i sztuka oraz pozostała działalność) przeznacza się przede wszystkim na organizację przedsięwzięć kulturalnych mających na celu podtrzymywanie polskiej kultury i tradycji za granicą oraz aktywizację środowisk polskich i polonofilskich, w tym m.in. organizację konferencji, seminariów, pokazów filmów polskich, obchodów ważnych rocznic historycznych, kombatanckich uroczystości rocznicowych, wieczorów autorskich polskich artystów, koncertów, wystaw, przedstawień oraz warsztatów teatralnych, dni kultury polskiej, cyklicznych spotkań z przedstawicielami Polonii z dziedziny kultury, nauki, gospodarki i polityki. W ramach funduszu dofinansowuje się ponadto zakup instrumentów muzycznych, sprzętu komputerowego, wydawnictw
    i publikacji upamiętniających historię Polaków za granicą, funkcjonowanie mediów oraz punktów porad prawnych dla mniejszości polskich i środowisk polonijnych, zakładanie polonijnych stron internetowych, komputeryzację i archiwizację zbiorów bibliotecznych.

    3. Fundusz polonijny Kolonie i obozy dla młodzieży polonijnej w kraju (rozdział 85413) przeznaczony jest na finansowanie przejazdów dzieci i młodzieży polonijnej na kolonie letnie bądź zimowiska do Polski. W jego ramach finansuje się w szczególności koszty wynajmu autokarów, bilety kolejowe i lotnicze do Polski, zakup prowiantu, niezbędnej odzieży czy przyborów do higieny osobistej dla uczestników kolonii/obozów.
    W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest również pokrywanie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w Polsce (UWAGA KG RP w Kolonii: Środki finansowe w ramach w/w funduszu kierowane są zwyczajowo do placówek funkcjonujących
     w innych obszarach geograficznych, KG RP w Kolonii nie otrzymuje środków na realizację projektów polonijnych w ramach tego funduszu)
    .

    4. Fundusz polonijny Opieka i pomoc dla Polonii i Polaków za granicą (rozdział 85330) przeznaczony jest na finansowanie opieki nad miejscami pamięci narodowej. W jego ramach finansuje się w szczególności koszty zniczy, wieńców i kwiatów w związku z upamiętnieniem miejsc związanych z życiem i działalnością Polaków za granicą, m.in. podczas uroczystości z okazji Wszystkich Świętych – 1 listopada. Możliwe jest również ponoszenie wydatków związanych z utrzymaniem cmentarzy i tablic pamiątkowych oraz realizacją pomników i tablic.

     

    IV. Sposoby realizacji projektów przez placówkę

     

    Projekty polonijne mogą być realizowane jako:

     

    1. Projekty własne - realizowane bezpośrednio przez placówkę, własnymi zasobami kadrowymi. Wszelkich płatności dokonuje placówka bezpośrednio, na podstawie wystawionych na nią faktur lub rachunków. W razie potrzeby po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Projekty własne nie mogą obejmować prac  budowlanych[1];

    2. P R O J E K T Y   Z L E C A N E – realizowane w całości przez partnera w kraju akredytacji placówki. Zlecenie zadań następuje na podstawie umowy, której podpisanie jest poprzedzone – w przypadkach, gdy jest to wymagane - przeprowadzeniem procedury zamówień publicznych. Po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, środki są wypłacane na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez partnera na placówkę lub jeśli przewidziano  to w umowie – noty księgowej z załączonymi kopiami rachunków dokumentujących wydatki  poniesione przez partnera;

    3. P R O J E K T Y    M I E S Z A N E – realizowane w partnerstwie. Część działań w ramach projektu placówka realizuje samodzielnie a część przekazuje do realizacji partnerowi na podstawie umowy na realizację zadań zleconych zawartej – w przypadkach, gdy jest to wymagane – po przeprowadzeniu procedury zamówień publicznych. Działania realizowane przez placówkę samodzielnie są rozliczane na podstawie faktur lub rachunków wystawionych na placówkę przez dostawców zamawianych towarów i usług. Wypłata środków na rzecz partnera następuje, po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez partnera na placówkę lub -  jeśli przewidziano  to w umowie – noty księgowej z załączonymi kopiami rachunków dokumentujących wydatki  poniesione przez partnera.

     

    V. Składanie wniosków projektowych

     

    1. Placówki przygotowują i przesyłają do DWPPG wnioski projektowe wraz z zestawieniem wniosków w dwóch terminach: do 15 października roku poprzedzającego oraz do 30 kwietnia (UWAGA KG RP w Kolonii: z uwagi na konieczność dotrzymania w/w terminów poprzedzoną dokonaniem wewnętrznej oceny zgłoszonych przez Państwa ofert projektowych, prosimy o przesyłanie  ofert w terminach odpowiednio do 5 października 2014 r. w wypadku ofert projektowych dot. I. półrocza 2015 r. oraz do 15 kwietnia 2015 r. w wypadku ofert na II. półrocze 2015 r.).

    2.Wzór wniosku projektowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych, natomiast wzór zestawienia wniosków stanowi załącznik nr 2 do wytycznych.

     

    VI. Ocena i zatwierdzenie zgłoszonego wniosku projektowego

    1. Wnioski projektowe podlegają ocenie co najmniej dwóch pracowników DWPPG,
    a następnie zatwierdzeniu przez Dyrektora DWPPG lub jego zastępcę.

    2. Przy ocenie wniosku stosowane są następujące kryteria o jednakowej wadze:

    - zgodność z aktualnymi priorytetami polityki polonijnej,

    - wartość merytoryczna projektu,

    - innowacyjność/ konieczność kontynuowania (alternatywnie),

    - relacja wartość merytoryczna/ koszt projektu,

    - udział finansowania z innych źródeł.

    Do oceny stopnia spełnienia wymienionych kryteriów stosuje się system punktowy.

    3. Po ocenie wszystkich projektów i zatwierdzeniu ich przez Dyrektora DWPPG lub jego zastępcę DWPPG przesyła placówce informację o zaakceptowanych projektach. Informacja o zaakceptowanych projektach przesyłana jest do 31 grudnia (w odniesieniu do wniosków złożonych do 15 października oraz w odniesieniu do przyznanej puli na działania doraźne) oraz do 30 czerwca (w odniesieniu do wniosków złożonych do 30 kwietnia).

     

    VII. Zmiany w projekcie

    1. Decyzje ws. zmian miejsca realizacji projektu, zmian w harmonogramie projektu oraz zmiany partnera/partnerów projektu (bez zmiany kosztorysu w zakresie dofinansowania z funduszy polonijnych, charakteru podejmowanych działań oraz adresatów projektu) podejmuje kierownik Referatu ds. polonijnych placówki bez konsultacji z DWPPG. Projekt musi jednak zostać zrealizowany do końca roku budżetowego, na który przyznano środki.  W przypadku zadań zleconych partnerowi uzasadnione opóźnienia w realizacji projektu oraz zmiana miejsca realizacji projektu będą wymagały podpisania aneksu do umowy.

    2. Zmiany w budżecie projektu:

    a) w przypadku przesunięć w ramach tych samych paragrafów klasyfikacji budżetowej pomiędzy pozycjami uwzględnionymi w kosztorysie
    i zatwierdzonymi przez DWPPG bez zastrzeżeń, decyzję podejmuje kierownik Referatu ds. polonijnych placówki bez konsultacji  z DWPPG.

    b) w przypadku wprowadzenia do kosztorysu nowych pozycji przy jednoczesnym zmniejszeniu innych pozycji (w ramach środków przyznanych na realizację projektu) placówka jest zobowiązana do uzyskania zgody DWPPG.

    c) w przypadku przesunięć środków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej placówka przedstawia do DWPPG stosowny wniosek
    o przesuniecie zaakceptowany przez kierownika placówki wraz
    z odniesieniem do projektów i pozycji kosztorysowych. Ostatni wniosek składany jest do 15 listopada każdego roku. DWPPG analizuje wniosek placówki i w przypadku wyrażenia zgody zgłasza zmianę do akceptacji Biura Finansów. Zmiany zgłaszane są w ramach układu wykonawczego budżetu państwa, korekty planu finansowego lub w drodze indywidualnego pisma DWPPG do BF jeśli zmiana została zgłoszona po układzie wykonawczym budżetu państwa lub korekcie planu finansowego i ze względu na termin realizacji projektu powinna zostać pilnie zrealizowana.

     

    8) Wzory dokumentów

    1. Wzór wniosku projektowego

    2. Wzór budżetu projektu

    3. Wzory umów z partnerem na realizację zadań zleconych:

    a) wzór umowy na realizację zadań zleconych w ramach funduszy polonijnych poniżej kwoty euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp

    b) wzór umowy na realizację zadań zleconych w ramach funduszy polonijnych powyżej kwoty euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp

     

     

    Referat ds. współpracy z Polonią
    KG RP w Kolonii

    Andrzej Dudziński, wicekonsul

    Anita Mikołajczak, referent

     


    [1] Przez roboty budowlane należy rozumieć budowę, przebudowę, montaż,  remont, rozbiórkę.

     

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: