Ministerstwo Spraw Zagranicznych

w Warszawie

Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej 

 

poszukuje kandydata na stanowisko ds. obsługi sekretariatu – na zastępstwo

 

Liczba lub wymiar etatu: 3

 

Miejsce wykonywania pracy: Warszawa

 

Główne obowiązki:

• Przyjmowanie korespondencji kierowanej do komórki organizacyjnej ( w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestracja w systemie obiegu dokumentów korespondencji pracowniczej przychodzącej drogą mailową i faksową oraz dokumentów do paraf oraz nadzorowanie jej obiegu poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej,
• Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazanie do osoby, która prowadzi sprawę w celu wysłania do adresata,
• Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizowanie spotkań, narad, i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną,
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowanie kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy,
• Przygotowywania projektów standardowych pism oraz notatek i informacji w celu wsparcia  kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy,
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitorowanie nieobecności pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży w komórce organizacyjnej, aktualizowanie danych teleadresowych komórki i pracowników, gromadzenie niezbędnych informacji o urzędach, instytucjach i organizacjach, z którymi komórka organizacyjna pozostaje w kontakcie oraz przyjmowanie i nadawanie faksów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki,
• Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kierowanie interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników lub samodzielnie udziela pracownikom MSZ informacji.

 

Wykształcenie: średnie.

 

Wymagania konieczne:

• Komunikatywna znajomość języka angielskiego,

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu,

• Dobra organizacja pracy własnej, umiejętność hierarchizowania prac,
• Efektywna komunikacja,
• Umiejętność współpracy/obsługi klienta,
• Sumienność, dokładność, terminowość,
• Dypozycyjność,
• Wysoka kultura osobista

 

Wymagania dodatkowe:

• Wykształcenie wyższe,

• Co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy na podobnym stanowisku,
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki),
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, o udzielaniu informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych,
• Umiejętność pracy pod presja czasu, radzenia sobie ze stresem i rozwiązywania konfliktów.

 

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• list motywacyjny,
• życiorys w formie CV,
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• kopia dowodu osobistego lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
• kopie dokumentów potwierdzające spełnienie wymagań (kopie świadectw pracy, zaświadczeń, certyfikatów, itp.),
• oświadczenia kandydata o:
• Ø spełnieniu wymagań koniecznych,
• Ø niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie,
• Ø niekaralności za przestępstwo skarbowe popełnione umyślnie,
• Ø korzystaniu z pełni praw publicznych,
• Ø wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,
• Ø wyrażeniu zgody na odbycie specjalistycznego szkolenia dla inspektorów bezpieczeństwa teleinformatycznego lub administratorów w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• Ø wyrażeniu zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 182, poz. 1228),
• Ø wyrażeniu gotowości do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego. Wymóg złożenia ww. oświadczenia wynika z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o zmianie ustawy o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. nr 165 poz. 1171), (oświadczenie dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.).

 

Kopie innych dokumentów i oświadczenia:

W przypadku ukończenia studiów wyższych magisterskich na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Departament Obsługi Programów Międzynarodowych i Uznawalności Wykształcenia w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe.

 

Dokumenty można złożyć w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dziennik Podawczy czynny w godzinach 9.00-12.00 i 12.30-15.30) lub przesłać w terminie do 2 listopada 2011 roku (decyduje data wpływu) pod adresem:

 

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Biuro Spraw Osobowych

Al. Szucha 23

00-580 Warszawa

 

z dopiskiem: ogłoszenie BSO-57/2011

 

Inne informacje:

Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto ok. 2.400 – 2.900 PLN.+ dodatek za staż pracy

Oferty otrzymane po terminie (decyduje data wpływu) oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną komisyjnie zniszczone.

Kandydaci zakwalifikowani będą informowani telefoniczne lub e-mailem o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami telefonów: +48 (22) 523 8133, +48 (22) 523 8766, +48 (22) 523 8438, +48 (22) 523 9690.