Rada ds. Ogólnych przyjęła jednomyślnie w dn. 26 lipca 2010 r. decyzję ws. organizacji i funkcjonowania ESDZ. Polska podkreślała od początku negocjacji konieczność zachowania równowagi geograficznej w procesie rekrutacji do Służby i postulat ten znalazł odzwierciedlenie w zapisach decyzji. Przestrzeganie tej zasady będzie monitorowane - w wyniku działań m.in. Polski, Wysoki Przedstawiciel będzie zobowiązany co roku prezentować stan zatrudnienia w Służbie, który będzie oceniany przez Ministrów Spraw Zagranicznych oraz Parlament Europejski.

W przyjętym przez państwa członkowskie projekcie decyzji znalazło się ponadto, szereg rozwiązań, o które wnosiła m.in. Polska. ESDZ będzie odrębną instytucją podlegającą Wysokiej Przedstawiciel, która będzie sprawowała nad nią bezpośrednie zwierzchnictwo, m.in. poprzez nadzór nad delegacjami UE i mianowanie personelu ESDZ. Wszyscy pracownicy nowej Służby, zarówno ci pochodzący ze służb dyplomatycznych państw członkowskich, jak i z instytucji unijnych, będą traktowani w równy sposób – jeśli chodzi o warunki wynagrodzenia, awansu czy wykonywanych zadań. W ESDZ będzie zachowana zasada rotacji personelu, co zapewni wymianę wiedzy i doświadczeń. EDSZ będzie również ściśle współpracowała z dyplomacjami państw członkowskich, monitorując jednocześnie wymiar zewnętrzny działań pozostających w zakresie kompetencji Komisji Europejskiej (tj. np. polityka handlowa czy implementacja polityki rozwojowej).

W początkowym okresie, Służba będzie liczyć ok. 1100 osób na stanowiskach dyplomatycznych, wywodzących się z dyplomacji państw członkowskich UE oraz z dwóch instytucji europejskich: Sekretariatu Generalnego Rady oraz Komisji. Udział dyplomatów z państw członkowskich w ESDZ będzie się zwiększał stopniowo, osiągając w 2013 r. proporcję 1/3 personelu ESDZ. Szacuje się, że jej liczebność będzie porównywalna z korpusem dyplomatycznym dużych państw członkowskich UE i w przyszłości stanie się jedną z największych dyplomacji na świecie.

 Najważniejszymi, kierowniczymi stanowiskami w centrali ESDZ będą: Wykonawczy Sekretarz Generalny oraz jego dwóch zastępców, Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych, odpowiadający za budżet oraz 6 dyrektorów generalnych mających pod swoją pieczą piony regionalne (Bliski Wschód i Południowe Sąsiedztwo; Rosję i Wschodnie Sąsiedztwo oraz Bałkany Zachodnie; Afrykę; Ameryki; Azję) oraz te zajmujące się tematyka wielostronną. Stworzona zostanie także jednostka odpowiedzialna za planowanie strategiczne w ESDZ, co powinno zapewnić dobrą koordynację i zaangażowanie ekspertów z państw członkowskich w opracowywanie dokumentów strategicznych w ESDZ. Ostateczny kształt schematu organizacyjnego będzie znany po przyjęciu budżetu ESDZ, który na dzień dzisiejszy nie został jeszcze ostatecznie ustalony.

Do podziału są zarówno stanowiska w centrali ESDZ w Brukseli, jak i w delegaturach UE w krajach trzecich. W 2010 r. rotacją objęte są stanowiska szefów i zastępców szefów delegatur w 32 krajach*. Nie ma wśród nich placówek na Wschodzie (Moskwa, Kijów, Mińsk). Ponadto, otwarty został konkurs na 80 stanowisk w delegaturach UE w celu wzmocnienia ich wydziałów politycznych, a wczesną jesienią spodziewane jest ogłoszenie o naborze na 22 stanowiska szefów delegatur UE w rotacji 2011 r. Polscy kandydaci biorą udział w konkursach organizowanych w celu obsadzenia tych stanowisk. Należy jednak zwrócić uwagę, że delegatury UE, ich szefowie i zastępcy mają reprezentować interes całej UE, a nie pojedynczych państw członkowskich.

Drugim kierunkowym działaniem MSZ jest dążenie do umieszczenia polskich dyplomatów na stanowiskach w centrali Służby w Brukseli, gdzie będą zapadać najważniejsze decyzje. Powyższe stanowiska również będą podlegać rotacji, zatem nie tylko w tym roku, w momencie tworzenia ESDZ, ale i cyklicznie w przyszłości będzie się pojawiać możliwość ich obsadzenia przez obywateli polskich. MSZ utworzył bazę danych wysoko wykwalifikowanych pracowników polskiej dyplomacji, którzy będą ubiegać się o stanowiska w Centrali i będą stopniowo do tego przygotowywani.

Do chwili obecnej nie zapadły jeszcze żadne decyzje kadrowe dotyczące obsady personalnej. Trzeba pamiętać jednak, że zasada rotacji umożliwia Polsce ubieganie się o stanowiska również w kolejnych naborach. Polacy zajmują także kilka stanowisk menedżerskich w tych służbach Komisji i Sekretariatu Generalnego Rady, które staną się częścią ESDZ.

Planuje się, iż ESDZ mogłaby rozpocząć działanie w rocznicę wejścia w życie Traktatu z Lizbony tj. 1 grudnia 2010 r., po przyjęciu niezbędnych zmian w pozostałych aktach prawnych koniecznych do funkcjonowania Służby.

* Albania, Angola, Argentyna, Bangladesz, Bośnia i Hercegowina, Botswana, Brazylia, Burundi, Czad, Chiny, Filipiny, Gabon, Genewa, Gruzja, Gwinea Bissau, Haiti, Irak, Japonia, Jordania, Korea Południowa, Liban, Macedonia, Mozambik, Namibia, Pakistan, Republika Południowej Afryki, Senegal, Singapur, Stany Zjednoczone, Uganda i Zambia.