Dyplomy są wyróżnieniem przyznawanym co roku od 1970 r. Pierwsze z nich zostały wręczone Polakom i przedstawicielom Polonii za zasługi dla kultury polskiej w świecie. Począwszy od roku 1999 dzięki nowemu, szerszemu wymiarowi nagrody, laureatem może zostać każda osoba, bez względu na narodowość i kraj pochodzenia, która przyczyniła się do promocji Polski na świecie w takich dziedzinach jak: kultura, polityka czy gospodarka. Uhonorowane w ten sposób mogą zostać również instytucje oraz organizacje społeczne. Taka formuła Dyplomu pozwala dostrzec i podziękować tym wszystkim, którzy przyczyniają się do budowania rozpoznawalnego i obiektywnego wizerunku Polski na naszym kontynencie i poza nim.

Wniosek o przyznanie Dyplomu, który powinien zawierać podstawowe informacje o kandydacie, szczegółową charakterystykę jego działalności oraz uzasadnienie wnioskodawcy mogą zgłaszać: polskie placówki dyplomatyczne (w tym Instytuty Polskie i Konsulaty Generalne) oraz ministrowie, wojewodowie, kierownicy urzędów centralnych, a także dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ.

Po zebraniu propozycji, zgodnie z Zarządzeniem Nr 11 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 30.10.2007 r. zbiera się zespół do spraw opiniowania wniosków o przyznanie Dyplomu Ministra SZ, który opiniuje nadesłane wnioski i wybiera kandydatów do wyróżnienia.

Ostateczną listę laureatów do Dyplomu Ministra Spraw Zagranicznych Przewodniczący zespołu przedstawia do akceptacji Ministra Spraw Zagranicznych.