|
Informacja dotycząca poświadczania dokumentów urzędowych
przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą
Polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą poświadczane są poprzez:
1. Apostille – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)
2. Legalizację – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej z 1961 r.
Za dokumenty urzędowe uważa się akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Nie są nimi, w rozumieniu konwencji, dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Wydanie apostille lub sporządzenie legalizacji nie jest wymagane, gdy umowa dwustronna lub wielostronna, którą jest związana Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła z legalizacji dokumenty w sprawach objętych zakresem tych umów.
Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji, w stosunku do polskich dokumentów, jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych (adres: MSZ Dział Legalizacji, Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa tel: (48 22) 523 9463 lub (48 22) 523 9128; e-mail : krzysztof.augustyniak@msz.gov.pl lub e-mail: monika.grabek@msz.gov.pl, godziny przyjęć: 9-13, od poniedziałku do piątku. Informacje w sprawie poświadczenia dokumentów można też uzyskać w Dziale Informacji Konsularnej MSZ tel. (48 22) 523 9451, (48 22) 523 9448, (48 22) 523 9248; e-mail msz_konsul@ikp.pl
Niektóre dokumenty, przed wydaniem apostille lub dokonaniem legalizacji w MSZ, wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia:
- dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) poświadcza Prezes właściwego sądu okręgowego;
- dyplomy wyższych uczelni poświadcza Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (http://www.nauka.gov.pl), jednakże legalizacji dyplomów uczelni artystycznych (Akademie Muzyczne, Akademie Sztuk Pięknych, Szkoły Teatralne i Filmowe) dokonuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego; legalizacji dyplomów uczelni wojskowych dokonuje Minister Obrony Narodowej; legalizacji dyplomów uczelni medycznych dokonuje Minister Zdrowia; legalizacji dyplomów Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie dokonuje Minister Infrastruktury;
- „nową maturę” poświadcza Ministerstwo Edukacji Narodowej (http://www.men.gov.pl);
- świadectwa szkolne poświadcza właściwe terytorialnie kuratorium oświaty;
- dyplomy mistrzowskie, świadectwa rzemieślnicze poświadcza Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie;
- dokumenty handlowe poświadcza Krajowa Izba Gospodarcza w Warszawie i regionalne izby gospodarcze (http://www.kig.pl).
Wysokość opłaty skarbowej za poświadczenie dokumentów wynosi: 60 PLN za apostille lub 26 PLN za legalizację dokumentów (podstawa prawna: ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 r. Nr 225, poz. 1635). Wniesienie opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie znajdującej się na terenie MSZ lub bezgotówkowo na rachunek:
Urząd M.St. Warszawy, Dzielnica Śródmieście, ul.Nowogrodzka 43
Bank Handlowy w Warszawie S.A.
60 1030 1508 0000 0005 5001 0038
Dla płatności z zagranicy:
SWIFT CODE: "CITIPLPX"
IBAN: "IBAN PL60 1030 1508 0000 0005 5001 0038"
Opłatę wnosi się za każdy poświadczany dokument.
Wniosek o wydanie apostille lub dokonanie legalizacji dokumentów można złożyć w MSZ osobiście lub przez osobę trzecią (nie wymaga to dodatkowego upoważnienia). Dokumenty można także przesłać pocztą, również z zagranicy. Przy poświadczaniu dokumentów drogą korespondencyjną należy koniecznie dołączyć do przesyłki dowód wniesienia opłaty skarbowej (kopię przelewu bankowego) oraz podać swój adres zwrotny. Poświadczone dokumenty zostaną wówczas do Państwa odesłane pocztą , także za granicę.
Większą ilość dokumentów – powyżej 20 sztuk - legalizuje się po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.
Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authovities&cid=41 lub w punkcie legalizacyjnym. | 
